18 февраля текущего года вступил в силу приказ Росархива от 20.12.2019 г. № 236, устанавливающий новые сроки хранения первичных учетных документов, кадровых документов, договоров, управленческой документации и прочих видов документов, признаваемых архивными документами в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Указанный приказ рассматривался ранее специалистами JT в hot-доке от 05.08.2019 года № 111 (на момент подготовки hot-дока данный приказ находился на стадии проекта).
Новым приказом, в частности, предусмотрены следующие изменения:
— счета-фактуры подлежат хранению в течение 5-ти лет вместо ранее установленных 4-х. Отметим, что в данной части требования нового приказа вступают в противоречие с нормами подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, согласно которому документы, необходимые для исчисления налогов, необходимо хранить 4 года;
— срок хранения налоговых деклараций не изменился. Их по-прежнему необходимо хранить в течение 5-ти лет (проектом предлагалось увеличить срок хранения до 6-ти лет);
— существенно сократился срок хранения реестров сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами: вместо установленных ранее 75-ти лет такие документы необходимо хранить 5 лет.
Срок хранения первичных учетных документов не изменился: первичные документы по-прежнему необходимо хранить в течение 5-ти лет. Однако теперь в части хранения первичных документов добавлена оговорка, согласно которой в случае проведения проверки при возникновении споров и разногласий первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы сохраняются до принятия решения по делу.
При этом приказом Росархива не уточняется, что подразумевается под «проверками»; полагаем, что в данном случае под «проверками» понимаются любые проверки, проводимые уполномоченными государственными органами, в рамках которых анализируются соответствующие первичные документы.
Напоминаем, что обязанность обеспечивать сохранность первичных учетных документов предусмотрена положениями п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а обязанность обеспечения сохранности документов, необходимых для исчисления налогов, сборов и страховых взносов – положениями ст. 23 и 24 НК РФ.
При этом Федеральным законом от 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что первичные учетные документы подлежат хранению в течение сроков, установленных правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года, а положениями ст. 23 и 24 НК РФ установлены следующие сроки хранения:
— в отношении документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов – в течение 4-х лет (обязанность установлена для налогоплательщиков положениями подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ и налоговых агентов положениями подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ);
— в отношении документов, необходимых для исчисления страховых взносов – в течение 6-ти лет (обязанность установлена для плательщиков страховых взносов подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).